HUISHOUDELIJK REGLEMENT
vastgesteld 14 december 2001

hoofdstuk 1 VAN DE VERENIGING

Artikel 1.1 De vereniging draagt de naam Utrechtse Rugby Club en is gevestigd in Utrecht.

Artikel 1.2.1. De vereniging heeft tot doel:

• inwoners van de stad Utrecht en omgeving in de gelegenheid te stellen de rugbysport te beoefenen;
• meer bekendheid te geven aan de rugbysport in het algemeen.

Artikel 1.2.2. Zij tracht dit doel te bereiken door:

• het deelnemen aan de door de Nederlandse Rugby Bond uitgeschreven wedstrijden;
• het bevorderen van het contact tussen buitenlandse rugbyverenigingen en de U.R.C.;
• het bevorderen van het contact tussen de utrechtse pers en de U.R.C.;
• andere wettige middelen welke voor het bereiken van het doel bevorderlijk zijn.

Artikel 1.3. Het verenigingsjaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus. Het boekjaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni.

hoofdstuk 2 VAN HET LIDMAATSCHAP

Artikel 2.1.1. De vereniging bestaat uit:

• gewone leden
• ereleden
• begunstigende leden
• leden van verdienste

Artikel 2.1.2. Men is lid zoals bepaald in artikel 4 sub 2 van de statuten.

Artikel 2.1.3. Men is gewoon lid of begunstigend lid zoals bepaald in artikel 5 sub 1 van de statuten.

Artikel 2.2.1. Aanmelding als gewoon lid geschiedt door het in bezit stellen van een volledig ingevuld en ondertekend inschrijfformulier aan het bestuur. Het nieuwe lid ontvangt een informatieboekje dat minstens bestaat uit de volgende onderdelen:

• algemene informatie over de vereniging, waarin o.a. gewezen wordt op artikel 6.5. de verplichte medische keuring
• een beschrijving van wat het lid van de vereniging kan verwachten
• een beschrijving van wat de vereniging van het lid verwacht
• een beschrijving van wat de vereniging van ouders van jeugdleden verwacht
• een enquêteformulier
• een korte geschiedenis van het rugby
• de rugbyspelregels in het kort

Artikel 2.2.2. Het lidmaatschap gaat in na acceptatie door het bestuur en betaling van het entreegeld.

Artikel 2.2.3. Het lidmaatschap eindigt zoals bepaald in de statuten artikel 7.

Artikel 2.3. Ereleden zijn leden zoals bepaald in artikel 4 sub 3 van de statuten. Bij de algemene ledenvergadering hebben zij een adviserende stem. Zij behoeven geen contributie te betalen.

Artikel 2.4. Begunstigende leden zijn zij zoals bepaald in artikel 4 sub 4 van de statuten.

Artikel 2.4.1. Begunstigende leden, die een jaarlijks bedrag, te bepalen door de algemene ledenvergadering, storten, ontvangen alle schriftelijke verenigingsperiodieken en -mededelingen.
Begunstigende leden, die minder dan dit bedrag storten zijn hiervan uitgesloten

Artikel 2.5. De algemene ledenvergadering kan in zeer bijzondere gevallen de titel van erevoorzitter verlenen. Degene aan wie dit predikaat wordt verleend heeft toegang tot alle vergaderingen van de vereniging en heeft daarin een adviserende stem. Hij behoeft geen contributie te betalen.

Artikel 2.6. Een lid van verdienste heeft voor de URC buitengewone taken vervuld.

Artikel 2.6.1. Het bestuur benoemt het lid van verdienste.

Artikel 2.6.2. Het bestuursbesluit kan uitsluitend genomen worden indien sprake is van een voordracht vanuit de gezamenlijke leden van Humulus Lupulus (de verzameling van leden van verdienste van URC) of vanuit minstens tien leden.

Artikel 2.6.3. De voorzitter van URC is tevens de voorzitter van Humulus Lupulus.

Artikel 2.7. Alle leden zijn verplicht de verordeningen en voorschriften van de U.R.C. en de voorschriften van de Nederlandse Rugby Bond op te volgen, en de goede sportmanieren in acht te nemen, bij in gebreke waarvan door of vanwege het verenigingsbestuur schorsing kan worden uitgesproken of andere nader te bepalen strafmaatregelen kunnen worden toegepast, zonodig kan tot ontzetting uit de vereniging worden overgegaan.

hoofdstuk 3 VAN DE GELDMIDDELEN

Artikel 3.1. De verenigingscontributie voor de gewone leden wordt door de jaarlijks te houden algemene ledenvergadering vastgesteld.

Artikel 3.2. De contributie wordt geheven over een heel verenigingsjaar en moet bij vooruitbetaling worden voldaan.

Artikel 3.3. De contributie moet voor 1 november voldaan zijn.

Artikel 3.3.1. Bij overschrijding van deze datum is een bedrag verschuldigd voor renteverlies en bijkomende kosten.

Artikel 3.3.2. Het lid moet hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld.

Artikel 3.3.3. Dit bedrag wordt jaarlijks vastgesteld door de algemene ledenvergadering.

Artikel 3.4. Het bestuur is in bijzondere gevallen bevoegd geheel of gedeeltelijke vrijstelling van betaling van contributie te verlenen.

Artikel 3.5. In geval het lidmaatschap in de loop van het verenigingsjaar eindigt krachtens de bepalingen in de statuten en in dit huishoudelijk reglement zal geen verrekening van de reeds betaalde contributie plaats vinden.

Artikel 3.6. Leden, die op 1 december hun contributie nog niet hebben voldaan kunnen van bepaalde verenigingsactiviteiten worden uitgesloten.

Artikel 3.6.1. Het lid moet hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld.

Artikel 3.7. Nieuwe gewone leden betalen een entreegeld, vast te stellen door de algemene ledenvergadering.

Artikel 3.7.1. Dit entreegeld zal besteed worden aan documentatie over rugby, die ter beschikking gesteld wordt aan het nieuwe lid.

hoofdstuk 4 VAN HET BESTUUR

Artikel 4.3. Het algemeen bestuur is belast met het besturen van de vereniging en is verantwoording schuldig aan de algemene ledenvergadering

Artikel 4.1 Het algemene bestuur bestaat uit tenminste een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en twee tot vijf leden, met dien verstande, dat het totale aantal oneven blijft en ten hoogste negen is.

Artikel 4.2 Het algemene bestuur houdt een verenigingsboek in stand waarin staan opgenomen:
· de missie van de club
· de manier van werken van het bestuur
· de bestuursleden en hun taken en verantwoordelijkheden
· het ondersteunend kader met taken en verantwoordelijkheden.

hoofdstuk 5 VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING

Artikel 5.1.1. Een maal per jaar, na 31 augustus, bij voorkeur in de maand september aan het begin van het nieuwe verenigingsjaar, wordt de algemene ledenvergadering gehouden (jaarvergadering).

Artikel 5.1.2. Het bestuur stelt de datum, plaats en agenda vast.

Artikel 5.1.3. De leiding van de algemene ledenvergadering is in handen van de voorzitter van de vereniging, of bij afwezigheid van de voorzitter in handen van een door de voorzitter aangewezen bestuurslid.

Artikel 5.2. Een algemene ledenvergadering wordt tenminste uitgeschreven:

• eens per jaar, bij voorkeur in de maand september;
  op verlangen van het bestuur;
• op verlangen van 1/10 der stemgerechtigde leden, met opgave van de punten, welke zij behandeld wensen te zien;

Deze vergadering moet binnen 14 dagen na aanvraag aangekondigd zijn en binnen vier weken na aanvraag hebben plaatsgevonden. De leden, die een vergadering aanvragen, kiezen uit hun midden een vertegenwoordiger tot wie het bestuur zich kan wenden bij eventuele nadere besprekingen. Deze vertegenwoordiger moet schriftelijk, tegelijk met het verzoek tot houden van een algemene ledenvergadering worden bekend gemaakt. Blijft het bestuur in gebreke van de onder c genoemde bepaling dan geschiedt het vaststellen van de algemene ledenvergadering na genoemde termijn door de verzoekers van de algemene ledenvergadering met inachtneming van de bepaling betreffende een algemene ledenvergadering.

Artikel 5.3.1. Alle leden, zowel gewone, begunstigende als ereleden hebben toegang tot de algemene ledenvergadering. Alleen de seniorleden (gewone leden) hebben stemrecht.

Artikel 5.3.2. Het stemmen op de algemene ledenvergadering geschiedt zoals bepaald in de statuten artikel 13 sub 1,2,3,4 en 5.

Artikel 5.3.3. Ereleden kunnen een adviserende stem uitbrengen.

Artikel 5.3.4. Bij stemmen over personen betreffende kiezen of herkiezen van bestuursleden is diegene gekozen, die de volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen heeft verkregen. Verdere bepalingen betreffende kiezen of herkiezen van bestuursleden geschiedt zoal bepaald in de statuten artikel 13 sub 5.

Artikel 5.3.5. De volstrekte of gekwalificeerde meerderheid der stemmen wordt vastgesteld aan de hand van het aantal geldige stemmen.

Artikel 5.3.6. Van onwaarde zijn:

• andere stembriefjes dan welke door de voorzitter van de vergadering zijn uitgereikt;
• blanco stembriefjes;
• stembriefjes, waarop de bedoelde persoon niet duidelijk is aangegeven;
• stembriefjes, waarop andere zaken of opmerkingen staan dan diegene waarover gestemd wordt.

Artikel 5.4. De stemgerechtigde leden der vereniging hebben met inachtneming van de door de voorzitter te bepalen orde, het recht van interpellatie, initiatief en amendement, met dien verstande, dat de vergadering beslist in hoeverre een en ander voor behandeling in aanmerking komt.

Artikel 5.5. Voor aanvang van de vergadering zullen alle aanwezigen een presentielijst tekenen.

Artikel 5.6.1. Behoudens overmacht zijn alle stemgerechtigde leden der vereniging verplicht de algemene ledenvergadering bij te wonen, op straffe van een boete te bepalen door de algemene ledenvergadering.

Artikel 5.6.2. Indien een stemgerechtigd lid niet op de algemene ledenvergadering kan verschijnen dient hij de uitschrijvers der algemene ledenvergadering hiervan schriftelijk in kennis te stellen.

Artikel 5.7. De agenda van de jaarlijkse algemene ledenvergadering moet in ieder geval de navolgende punten bevatten:
a. opening
b. goedkeuring van de notulen van de vorige algemene ledenvergadering
c. verslag van het bestuur over de werkzaamheden van het afgelopen jaar
d. verslag van het bestuur over de staat van baten en lasten en de balans van het afgelopen boekjaar
e. verslag van de kascontrole commissie
f. plannen van het bestuur voor het intredende verenigingsjaar
g. begroting voor het intredende verenigingsjaar
h. verkiezing en benoeming nieuw bestuur
i. vaststellen van diverse bedragen genoemd in het huishoudelijk reglement
j. benoeming kascontrole commissie
k. rondvraag
l. sluiting

Artikel 5.8.1. De kascontrole commissie bestaat uit een drietal leden, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur.

Artikel 5.8.2. De kascontrole commissie kan zich laten bijstaan door een onafhankelijke deskundige.

Artikel 5.8.3. De kascontrole commissie brengt op de eerstvolgende jaarlijkse algemene ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen.

Artikel 5.8.4. Het bestuur is verplicht alle (mogelijke) faciliteiten aan de kascontrole commissie te verlenen.

Artikel 5.9.1. Het bestuur treedt telkenjare in haar geheel af en is terstond herkiesbaar. Daarbij draagt het bestuur de zorg voor de continuïteit van het bestuur. De leden zijn gehouden het bestuur bij deze zorg bij te staan en te ondersteunen

Artikel 5.9.2 Indien een bestuurslid zich niet herkiesbaar stelt, stelt de rest van het bestuur een nieuwe kandidaat voor.

Artikel 5.9.3. Tegenkandidaten moeten bij het bestuur bekend zijn tenminste zes dagen voor de algemene ledenvergadering.

Artikel 5.9.4. De tegenkandidaten moeten schriftelijk gesteund worden door tenminste 1/15 der stemgerechtigde leden.

hoofdstuk 6 VAN DE WEDSTRIJDEN

Artikel 6.1.1. De vereniging neemt deel aan de competitie, uitgeschreven door de Nederlandse Rugby Bond.

Artikel 6.1.2. De vereniging streeft er naar om zoveel mogelijk spelers te laten deelnemen aan de rugbycompetitie.

Artikel 6.2.1. De teams uitkomende in wedstrijden staan onder leiding van de aanvoerder.

Artikel 6.2.2. De spelers van de teams moeten hun aanvoerder gehoorzamen en zijn aanwijzingen opvolgen.

Artikel 6.2.3. De aanvoerder treedt op als vertegenwoordiger van zijn team in gesprekken met de
tegenstander en/of scheidsrechter.

Artikel 6.2.4. De spelers zijn verplicht zich te houden aan de reglementen betreffende wedstrijden zoals voorgeschreven door de Nederlandse Rugby Bond en de U.R.C.

Artikel 6.3.1. Het wedstrijdtenue is als volgt bepaald:

• witte broek
• rood/blauw horizontaal gestreepte kousen
• rood/blauw horizontaal gestreept shirt.

Artikel 6.3.2. Elke speler is verplicht in het wedstrijd tenue te verschijnen in de wedstrijden georganiseerd door de U.R.C. en de N.R.B.

Artikel 6.3.3. Bij het niet nakomen van deze verplichting kan de speler een boete opgelegd worden.

Artikel 6.4.1. Alle leden worden regelmatig schriftelijk op de hoogte gebracht van de door het bestuur noodzakelijk geachte mededelingen.

Artikel 6.4.2. Bij verhindering een wedstrijd te spelen is een speler verplicht degene, die daartoe aangewezen is te verwittigen op de wijze, zoals aangegeven in de schriftelijke mededeling zoals omschreven in artikel 6.1.

Artikel 6.5. Om aan wedstrijden deel te nemen moet het lid hiervoor goedgekeurd zijn door een erkend sportkeuringsbureau of door een andere erkende medische instantie.

Artikel 6.6.1. De vereniging stelt zich niet aansprakelijk voor eventueel letsel verkregen tijdens wedstrijden, trainingen of andere rugby- activiteiten.

Artikel 6.6.2. De vereniging draagt zorg voor een doelmatige verzekering van alle leden.

hoofdstuk 7 VAN DE WIJZIGINGEN EN DISPENSATIES

Artikel 7.1.1. Een voorstel tot wijziging en/of aanvulling van dit huishoudelijk reglement moet tenminste vier weken voor de betreffende vergadering voor het verenigingsbestuur aan de leden ter kennis worden gesteld.

Artikel 7.1.2. Deze wijzigingen behoeven om te worden aangenomen een meerderheid als omschreven in de statuten artikel 13 sub 5.

hoofdstuk 8 SPONSORING EN RECLAME

Artikel 8.1.1. Bij sponsoring zal de vereniging de belangen van de sponsor zo goed mogelijk behartigen.

Artikel 8.1.2. De vereniging zal hierbij de bepalingen van de Nederlandse Rugby Bond in acht nemen.

Artikel 8.1.3. De vereniging zal bij sponsoring zich onthouden van gedragingen, die in strijd zijn met de goede zeden en/of rugby mentaliteit.

Artikel 8.1.4. Een commissie bestaande uit een medewerker van de sponsor en een bestuurslid zal toezicht houden op voornoemde punten.

hoofdstuk 9 SLOTBEPALINGEN

De leden worden geacht met de inhoud van dit reglement op de hoogte te zijn.

Dit Huishoudelijk Reglement van de Utrechtse Rugby Club is vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van 14 december 2001.